کتابخانه مرکزی

مقدمه

پویایی کتابخانه از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و مورد نیاز و از سوی دیگر، خارج کردن منابعی است که در روند پرشتاب تولید علم، جایگاه خود را در تأمین نیازهای استفاده کنندگان از دست داه اند. وجین فعالیتی است که با انجام آن، منابع مازاد، فرسوده و بلاتکلیف از مجموعه خارج می گردند و افزایش کارایی مجموعه را در بلندمدت منجر می گردد. از آنجایی که خروج کتاب از مجموعه کتابخانه باید طبق ضوابط و دستورالعمل های مدون صورت پذیرد، لازم است آیین نامه ای جامع و کامل با هدف یکسان سازی عملیات وجین منابع و مواد کتابخانه، تهیه و در اختیار کتابداران قرار گیرد. در ادامه دستورالعمل وجین منابع در کتابخانه تشریح می گردد.

ماده ۱- تعریف

وجین فرآیندی است که از طریق آن منابع مازاد، فرسوده و یا بدون مخاطب اعم از چاپی و غیرچاپی از مجموعه خارج می شود.

ماده ۲- هدف

 از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب می‌گردد، لذا از طریق وجین از انباشته شدن کتاب‌های زائد و بی استفاده جلوگیری می‌شود و فضای لازم برای کتاب‌های جدید و رشد مجموعه فراهم خواهد شد.

اهداف وجین منابع کتابخانه

1-  ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع اطلاعاتی موجود و جدید 

2-  پویایی و زنده نگهداشتن مجموعه منابع کتابخانه

3-تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع موجود در کتابخانه

4- بررسی و بازنگری مجموعه کتابخانه و رفع مغایرت ها

ماده 3- مسئولیت وجین منابع

مسئولیت اصلی وجین منابع با کمیته وجین مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی است و مسئولیت اجرایی بر عهده بخش امانت و سفارشات و بهره گیری از گروه های کارشناسی ذیل می باشد:

1- گروه کارشناسی وجین منابع چاپی: متشکل از کارشناسان موضوعی بخش سفارشات، بخش امانت، کارشناس بخش مرجع و کارشناس نشریات

2-  گروه کارشناسی وجین منابع غیرچاپی ( دیداری، شنیداری، الکترونیکی و دیجیتالی ): متشکل از کارشناس موضوعی سفارشات و کارشناس واحد دیداری و شنیداری

تبصره: بدیهی است کلیه اعمال نهایی وجین در مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی به شرح فوق الذکر و در کتابخانه های دانشکده ای توسط کارشناس کتابدار مربوطه انجام می گیرد.

ماده 4- معیارها و ضوابط وجین

الف: کتب چاپی

1-وضعیت ظاهری

منابع فرسوده، مستعمل، وضع ظاهری نامناسب و آلوده ای که ارزش علمی یا تاریخی ندارند ( نقصان، آسیب دیدگی فیزیکی، پارگی و...) غیرقابل مرمت و یا، صحافی و مرمت آنها بیشتر از قیمت اصل کتاب خواهد شد(در صورت موجود بودن در بازار کتاب( را می توان از مجموعه خارج کرد و در صورتی که از منابع پر مراجعه کننده و مورد در خواست کتابخانه باشد، می بایست با نسخه های جدید جایگزین و یا در صورت امکان صحافی گردد.

تبصره: منابع واجد ارزش علمی یا تاریخی در صورت فرسودگی و آلودگی در محل خاصی در کتابخانه نگهداری، و در صورت نیاز به استفاده از آن نسخه عکسی تهیه خواهد شد.

2-نسخه تکراری

این مورد مربوط به کتابهایی است که بنا به شرایط و موقعیت زمانی از عناوین پر مراجعه بوده اند و بنابراین از آنها نسخه های تکراری تهیه و در مجموعه قرار داده شده است اما در شرایط فعلی اهمیت موضوعی خود را از دست داده و یا اینکه به شکل دیگری مانند الکترونیکی منتشر شده باشند، درنتیجه یک یا دو نسخه از آن نیز در مجموعه کفایت می کند؛ لذا نسخه های تکراری باید از مجموعه وجین شوند.

3-ویرایش های کهنه تر و منسوخ

این معیار بیشتر در خصوص کتاب های علمی صدق می کند که ویرایش قدیمی با ورود ویرایش جدید تر منسوخ می گردد، بنابراین لازم است که ویرایش قدیمی از محموعه وجین شده و در صورت نیاز، یک نسخه از ویرایش قبلی منبع، در کتابخانه نگهداری شود.

4- محتوای قدیمی و کم ارزش

منابع علمی که به مرور زمان، اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شده اند، در صورت عدم استفاده، می توان وجین نمود.

تبصره : در بعضی از رشته ها ی فنی و تخصصی نظر کارشناسان موضوعی در مورد کتاب وجین بسیار ضروریست.

5- میزان استفاده

با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک کتاب می توان دریافت که چه کتابهایی بسیار کم استفاده و یا بی استفاده بوده و واجد شرایط وجین می باشند. در بخش گردش و امانت می توان از طریق خروجی های آماری به میزان استفاده منابع پی برد و کتابهایی را که در طول چند سال به امانت نرفته اند از مجموعه وجین کرد (برای منابع فارسی  ...... سال و منابع لاتین  ...... سال گذشته و ضمن اینکه، نظر کارشناسان موضوعی در این خصوص، بسیار ضروریست).

6- عدم تناسب و ناهماهنگی با مجموعه

مورد دار بودن شامل منابعی هستند که از نظر شرایطی سیاسی، اجتماعی یا فرهنگی نامطلوب بوده و بر حسب ممیزی دانشگاه جهت عرضه به عموم مراجعان، نامناسب تشخیص داده شده اند و یا با برنامه های آموزشی و پژوهشی و اهداف سازمان مادر، هماهنگ نیستند.  این منابع، پس از تکمیل و تایید فرم ارزیابی منابع نسبت به نحوه محدود سازی یا وجین آن تصمیم گیری می شود.

تبصره: در کلیه حالات ماده 4 ، وجود حداقل دو نسخه از هر عنوان کتاب در مخزن مادر ضروریست.

ب: لوح فشرده

1. لوح های فشرده مخدوش: لوحهای فشرده مخدوش را که در حین اجرا دچار مشکل می شوند را می توان پس از بازدید و اطمینان از نقص، از مجموعه خارج نمود و به جای آن نسخه جدید تهیه نمود.
2. ویرایش های کهنه و منسوخ: در برخی لوح های فشرده علمی و آموزشی ممکن است مطالب کهنه شده باشد و اعتبار و مقبولیت خود را از دست داده باشد، که در این موارد لوح های فشرده مرتبط با آن از مجموعه خارج می گردد.
3. نسخ تکراری: در صورت وجود نسخه های زیاد از یک عنوان لوح فشرده می توان آنها را وجین نمود.
4. میزان استفاده: چنانچه میزان استفاده و امانت لوح های فشرده ای بسیار کم و یا بی استفــــاده باشد می توان آنها را وجین نمود.
5. ویروسی بودن: در صورتی که برخی از لوح های فشرده ویروسی باشند و سبب آسیب رسیدن به رایانه های کاربران گردند، می توان آنها را از مجموعه خارج نمود.

ماده 5- منابع مستثنی از وجین

1- منابع مبنا: این نوع منابع، هسته اصلی و اولیه تشکیل دهنده هر کتابخانه بوده و شامل کتب پایه دینی، ادبی، تاریخی، جغرافیایی و منابع اصلی هر موضوع و رشته تخصصی می باشند.

2- منابع نفیس، تاریخی و هنری در حیطه علوم پزشکی 

3-  کتابهای قدیمی در موضوعات فرهنگی ، ادبی، سیاسی، کلیات و هنری

4- منابع مرجع (اطلس و دایره المعارف ها)

5- منابع چاپ شده قبل از سالهای 1330 هجری شمسی (معادل 1360هجری قمری یا 1945میلادی) در هر مجموعه ای از وجین مستثنی بوده و باید در جهت نگهداری آنها کوشش گردد.

 ماده 6- مراحل انجام وجین

1-6- قبل از انجام وجین منابع، عملیات رف خوانی توسط کتابداران انجام و تمام منابع از لحاظ مفقودی، امانت و موجودی، کنترل و بازبینی شود؛

2-6-لازم است مسئول کتابخانه پس از شناسایی منابع وجینی، مدیران محترم گروههای آموزشی را قبل از جلسه در جریان لیست

منابع وجینی قرار دهد تا در صورت لزوم نظرات خود را برای اعضا ارسال نمایند.

3-6- کتابخانه موظف است براساس معیارهای ذکر شده در ماده 4، به شناسایی و انتخاب و جمع آوری منابعی که باید وجین شوند بپردازد.

4-6- لازم است مسئول کتابخانه لیست نهایی منابع وجینی شامل عنوان، مولف، سال نشر و شماره ثبت را به پیوست صورتجلسه کمیته وجین بصورت مکتوب به معاونت تحقیقات و فن آوری ارسال نماید.

تبصره: اعضای کمیته متشکل از مسئول کتابخانه، مدیر اطلاع رسانی دانشگاه و کارشناس اسناد دانشگاه می باشد.

5-6- لحاظ وجین در نرم افزار کتابخانه با قید عنوان "وجین شد"

6-6 ممهور نمودن منابع وجینی به مهر "وجین شد"

7-6 -کتابهای وجین شده به مخزن بسته منتقل گردد تا در صورت درخواست دانشجویان مجددا به چرخه امانت بازگردانده شود؛

8-6- اقدام نهایی درخصوص کتابهای وجین شده بعد از تائید نهایی اداره کتابخانه مرکزی و معاونت تحقیقات و فن آوری توسط

کارشناس اسناد دانشگاه انجام خواهد شد.

ماده 7- دوره وجین

1- وجین منابع کتابخانه بیشتر به میزان، قدرت خرید منابع و نیز به فضای فیزیکی کتابخانه بستگی دارد. از نظر زمانی بهتر است وجین منابع، هر سه سال یکبار(در فصل تابستان) و همزمان با قفسه خوانی مجموعه ها انجام شود.

2- تعداد منابع وجین شده در هر دوره باید متناسب با کل منابع موجود در کتابخانه باشد و این میزان بیشتر از % 25کل منابع نباشد.

ماده 8- پس از وجین

1- انتقال کتاب های وجین شده به انبار( قابل دسترس)، طی سیاهه ای مشخص و نگهداری آنها به مدت 2 تا 3 سال تا در صورت نیاز، قابل عودت به مخزن کتابخانه باشند.

2- خارج کردن کتاب های وجین شده موجود در انبار از اموال دانشگاه و فهرست یکپارچه کتابخانه (OPAC)

3-  فروش، اهدا و یا انتقال کتابهای وجین شده نهایی به کتابخانه ها و یا مراکز آموزشی و پژوهشی و تهیه صورتجلسه تحویل منابع توسط کمیته وجین

تبصره: تصمیم گیری نهایی در خصوص کتابهای وجین شده بر عهده مدیر اطلاع رسانی، معاون تحقیقات و فناوری و کارشناس اسناد دانشگاه می باشد.

ماده 9- 

این آیین نامه در  9 ماده و  6 تبصره در تاریخ ....... به تصویب شورای پژوهشی دانشگاه و در تاریخ ........مصوب هیئت رئیسه دانشگاه شده و از تاریخ ....... لازم الاجرا می باشد. هرگونه تغییر در مفاد این آیین نامه به پیشنهاد ریاست کتابخانه مرکزی و تصویب معاونت پژوهشی دانشگاه امکان پذیر بوده و مراتب به کتابخانه های تابعه اعلام خواهد شد.

ﻓﺮﻡ ﻭﺟﻴﻦ

کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی زنجان، ﺍﻗﺪﺍﻡ ﺑﻪ ﺗﺪﻭﻳﻦ ﻓﺮﻡ ﻭﺟﻴﻦ ﺑﻪ ﺷﺮﺡ ﺫﻳﻞ ﻧﻤﻮﺩﻩ ﺍﺳﺖ؛ ﺑﻨﺎﺑﺮﺍﻳﻦ کارشناسان ﺑﺎ ﺭﻋﺎﻳﺖ ﻣﻔﺎﺩ ﺁﺋﻴﻦ ﻧﺎﻣﻪ ﻭﺟﻴﻦ ﻭ تکمیل ﺍﻳﻦ ﻓﺮﻡ، ﺟﺎﻣﻌﻪ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ کننده ﺭﺍ ﺩﺭ دستیابی ﺑﻪ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﻭ ﻣﻮﺍﺩ ﺟﺪﻳﺪ ﻭ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﺍﺯ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﻳﺎﺭی ﻣﻲﺭﺳﺎﻧﻨﺪ.

ﺩﻻﻳﻞ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﻭﺟﻴﻦ:

1-ﻓﺮﺳﻮﺩگی ﻭ ﻧﻘﺼﺎﻥ: ﺑﻪ ﻟﺤﺎﻅ فیزیکی، ﻏﻴﺮﻗﺎﺑﻞ صحافی ﻭ ﻣﺮﻣﺖ ﻭ ﻧﻴﺰ پارگی ﻭ ﻣﺨﺪﻭﺵ ﺑﻮﺩﻥ بخشهایی از کتاب

2-ﻧﺴﺨﻪ ﻫﺎی مکرر: ﻭﺟﻮﺩ ﻧﺴﺨﻪ ﻫﺎی تکراری ﻭ ﻣﺎﺯﺍﺩ

3-کهنگی ﻭ ﻣﻨﺴﻮﺥ ﺷﺪﻥ ﻣﺤﺘﻮﺍ ﺑﻪ ﻟﺤﺎﻅ ﺩﺭﻳﺎﻓﺖ ﻭﻳﺮﺍﻳﺶ ﻫﺎی ﺟﺪﻳﺪﺗﺮ

4-ﻣﺤﺘﻮﺍی کمﺍﺭﺯﺵ ﺑﻪ ﺗﺸﺨﻴﺺ ﻣﺘﺨﺼﺼﻴﻦ مربوطه.

5-ﻋﺪﻡ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ:ﺣﺪﺍﻗﻞ........ﺳﺎﻝ ﺑﺮﺍی ﻣﻨﺎﺑﻊ فارسی ﻭ......ﺳﺎﻝ ﺑﺮﺍی ﻣﻨﺎﺑﻊ ﻻﺗﻴﻦ

6-ﻣﻮﺭﺩ ﺩﺍﺭ ﺑﻮﺩﻥ و ﻋﺪﻡ ﺗﻨﺎﺳﺐ ﻭ ﻧﺎهماهنگی ﺑﺎ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ

 

نمونه فرم وجین

 

رئیس کتابخانه مرکزی و مدیر اطلاع رسانی                                                                              معاون تحقیقات و فناوری دانشگاه                                                                          کارشناس اسناد دانشگاه